Politique de confidentialité

En utilisant le site internet www.vigiquebec.com (ci-après le « Site ») et en communiquant vos renseignements personnels à Vigi Services juridiques inc. (ci-après « VIGI »), vous consentez à ce que VIGI les recueille, les utilise, les communique et les conserve de la manière prévue à la présente politique de confidentialité.

VIGI ne vend pas, n’échange pas et ne transmet pas vos informations personnelles à des tiers.

1. Définitions 

1. L’expression « renseignements personnels » signifie vos nom et prénom ou nom d’entreprise, adresse, courriel, numéro de téléphone, adresse de courriel ou tout autre renseignement confidentiel vous concernant.

1. L’expression « incident de confidentialité » signifie l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé par la loi à un renseignement personnel et la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

1. Renseignements recueillis automatiquement

VIGI recueille automatiquement des renseignements généraux sur votre utilisation du Site. Ces renseignements peuvent comprendre l’adresse IP de votre ordinateur, l’adresse IP de votre fournisseur d’accès Internet, le navigateur Web utilisé pour accéder au Site, la date et l’heure de l’accès au Site, les opérations effectuées pendant l’utilisation du Site, les paramètres relatifs aux pages particulières consultées sur le Site, le temps de navigation sur chaque page et le contenu téléchargé, le cas échéant. Les renseignements généraux qui sont recueillis automatiquement sont utilisés afin d’améliorer le Site ou à des fins de marketing, de gestion et d’administration du système, ou à d’autres fins administratives ou pour vérifier le respect des conditions d’utilisation. VIGI peut utiliser les renseignements généraux recueillis automatiquement pour créer des sommaires relatifs à l’utilisation du Site. 

1. Utilisation de témoins (cookies)

VIGI utilise des « témoins », qui sont des petits fichiers de données transmis à votre navigateur et stockés sur le disque dur de votre ordinateur pour faire le suivi de votre utilisation du Site et pour assurer votre sécurité au niveau de l’authentification des utilisateurs. Les renseignements découlant des témoins sont utilisés pour faciliter l’utilisation du Site. La plupart des navigateurs permettent aux utilisateurs de désactiver les témoins stockés sur le disque dur de leur ordinateur. La désactivation des témoins (non recommandée) pourrait vous empêcher d’accéder ou d’utiliser le Site ou peut créer des vulnérabilités au niveau de la sécurité des données.

1. Renseignements recueillis dans le cadre d’un mandat

VIGI ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice du mandat qui lui est confié. Vos informations, documents et renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel ainsi que par la législation et la réglementation applicable en la matière. Les renseignements personnels que vous fournissez à VIGI lui permettent de confirmer votre identité, votre capacité d’agir (le cas échéant) et d’accomplir le mandat.   En acceptant de confier un mandat à VIGI, vous acceptez que vos renseignements personnels soient utilisés aux fins ci-avant décrites. 

1. Sécurité et stockage des renseignements (mesures de sécurité)

La sécurité des informations de ses utilisateurs est une priorité pour VIGI. VIGI a donc adopté et mise en place des mécanismes et des mesures physiques et technologiques visant à protéger vos renseignements personnels et à en sauvegarder la confidentialité. Les renseignements que vous fournissez sont sauvegardés et stockés dans des endroits dont l’accès est contrôlé par VIGI. Seuls les individus de l’organisation qui ont besoin de connaître ces informations dans le cadre de l’utilisation autorisée sont autorisés à y accéder.

Malgré les mesures que VIGI a mises en place, qui sont décrites ci-dessus, il est impossible de garantir que les données transmises sur Internet le sont de façon sécuritaire. VIGI ne garantit ni ne représente aucunement que les renseignements personnels que vous fournissez sont transmis en toute sécurité ni qu’ils sont entièrement protégés contre l’interception, la perte, l’utilisation malveillante ou la modification. VIGI n’assume aucune obligation ni responsabilité quant à tout dommage pouvant résulter de la transmission non sécurisée, de l’interception, de la perte, de l’utilisation malveillante ou de la modification des renseignements personnels que vous transmettez par courriel.

1. Non-cession 

Sous réserve d’obligations légales, VIGI ne vendra pas le droit à un tiers d’utiliser les renseignements personnels de ses utilisateurs. VIGI ne diffuse, sans l’accord des utilisateurs, aucun renseignement confidentiel.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels s’assure notamment que la présente politique est respectée et qu’elle est conforme à la réglementation applicable, il assume la gestion des incidents de confidentialité, il traite toutes les demandes d’accès, de plainte et de rectification des renseignements personnels.

VIGI nomme Sylvie Bougie responsable de la protection des renseignements personnels.

Coordonnées

Courriel : sbougie@vigiquebec.com

Téléphone : 418-476-2885, poste 101 

Fax : 418-476-2733

1. Consentement

En transmettant à VIGI vos renseignements personnels, vous avez consenti à leur utilisation dans un but précis. VIGI s’engage à ne pas utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins et que celles pour lesquelles vous avez transmis vos renseignements initialement (sauf consentement écrit à l’effet contraire de votre part) et verra à vous demander un nouveau consentement lorsque requis.

1. Retrait de consentement

À tout moment, vous êtes en droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements fournis à VIGI. Il faut adresser votre retrait de consentement par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.

1.  Utilisation et destruction des renseignements

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, VIGI s’engage, sous réserve de ses délais de conservation légaux de 7 ans, à les détruire ou à les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sauf consentement à l’effet contraire de votre part.

Sachez toutefois que VIGI peut utiliser un renseignement personnel à une autre fin sans votre consentement dans les seuls cas prévus par la loi. Par exemple :

• Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli; 
• Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité; 
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée; 
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.

1. Droit d’accès et communication des renseignements recueillis

Vous pouvez réclamer en tout temps d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par VIGI et vous concernant. Pour être considérée, votre demande d’accès doit être faite par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier peut vous prêter assistance au besoin. 

VIGI s’engage à ce que le responsable de la protection des renseignements personnels réponde par écrit à votre demande d’accès, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, le responsable est réputé avoir refusé d’y acquiescer.

VIGI s’engage à ce que le responsable de la protection des renseignements personnels motive tout refus d’acquiescer à une demande et qu’il indique la disposition de la loi sur laquelle le refus s’appuie, les recours qui s’offrent à vous et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le responsable de la protection des renseignements personnels peut vous prêter assistance au besoin.

1. Rectification des renseignements recueillis

VIGI s’engage à rectifier, sur demande, les renseignements personnels recueillis s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Votre demande de rectification doit être faite par écrit par une personne justifiant de son identité et être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier peut vous porter assistance au besoin.

VIGI s’engage à ce que son responsable de la protection des renseignements personnels réponde par écrit à votre demande de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, le responsable est réputé avoir refusé d’y acquiescer.

VIGI s’engage à ce que le responsable de la protection des renseignements personnels motive tout refus d’acquiescer à une demande et qu’il indique la disposition de la loi sur laquelle le refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le responsable de la protection des renseignements personnels peut vous prêter assistance au besoin.

Lorsque le responsable de la protection des renseignements personnels acquiesce à une demande de rectification, il délivre sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel de la suppression d’un tel renseignement.

1. Recours

Dans un souci de transparence, VIGI tient à vous informer que vous pouvez soumettre à la Commission d’accès à l’information une demande d’examen de mésentente relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel.

1. Incident de confidentialité

VIGI a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

VIGI s’engage à prendre les mesures raisonnables pour diminuer le risque qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produise si elle a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit.

Si l’incident présente un préjudice sérieux, VIGI s’engage à aviser la Commission d’accès à l’information et toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident.

Les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre conformément aux exigences de la loi. Ce registre est intégré au livre de société de VIGI.

1. Modifications apportées à la présente politique sur la vie privée

VIGI se réserve le droit de modifier la présente politique sur la vie privée en tout temps, en affichant une nouvelle politique sur la vie privée sur le Site, et ce, sans préavis ni obligation envers vous ou aucune autre personne. La cueillette, l’utilisation et la communication de vos renseignements par VIGI seront assujetties à la version de la politique sur la vie privée qui est alors affichée et en vigueur.