Lorsqu’on est en affaires, et ce, peu importe le domaine d’activités, nous devons régulièrement prendre des ententes, qu’elles soient verbales ou écrites!

Vous n’avez qu’à penser :

• Aux ressources humaines : L’embauche d’un employé ou la conclusion d’un contrat avec un consultant.
• Aux  opérations : La conclusion de votre bail commercial.
• Aux finances : L’accord d’un financement avec la banque ou avec des investisseurs privés.
• Au marketing et au développement des affaires : Le contrat de service ou de vente avec vos clients, l’entente de partenariat avec un fournisseur ou encore l’entente de distribution.
• Au management : L’entente avec vos associés.

En bref, dans chaque aspect de votre entreprise, vous vous retrouvez à conclure des ententes. Voici les pièges à éviter qui sont applicables, quel que soit le contrat!

1-  Entente verbale

D’abord, vos ententes devraient toujours être écrites. Le temps où la fameuse poignée de main être maitre est révolu, je vous l’annonce!

Pas nécessairement parce qu’il n’est plus possible de faire confiance aux gens, mais parce qu’il y a beaucoup plus de mobilité au sein des entreprises qu’avant. Le directeur ou le gestionnaire en place avec qui vous vous entendez bien, peut décider de quitter l’entreprise. Les informations essentielles au contrat sont alors perdues et vous devrez souvent renégocier au complet les termes de votre accord avec une nouvelle personne.

Aussi, si vous désirez éventuellement vendre votre entreprise, les accords que vous avez conclus par écrit vont demeurer d’actualité, alors que le verbal n’est pas aussi permanent.

Enfin, on évite la confusion! La mémoire est une faculté qui oublie, alors il est important de coucher par écrit les modalités de votre entente.

2- On oublie la mission d’un contrat alors on n’a pas de contrat

Un contrat sert à protéger toutes les parties au contrat. Chaque partie doit s’assurer que ses intérêts sont protégés. Ce n’est donc pas une question de faire confiance ou non à notre interlocuteur, mais de s’assurer que :

i) Les attentes de chacun soient claires.

ii) Les délais et les prix soient clairs.

iii) Les mécanismes en cas de soucis soient prévus.

Aucune des parties n’est désavantagée à ce que le tout soit clairement indiqué dans un contrat!

D’ailleurs, en l’absence d’un contrat ou dans le cas de contrat incomplet, il faut savoir que les dispositions du Code civil, qui traite de ce type de contrat, s’appliqueront, ce qui n’est pas nécessairement à votre avantage. C’est le cas pour le bail commercial, le contrat de services, et plusieurs autres contrats.

3- Ne pas lire ou ne pas comprendre l’entente

Un autre piège fréquent, est de signer des ententes sans les lire. On commence la lecture, on ne comprend pas le jargon utilisé ou les ententes sont trop volumineuses, alors on décide de signer, sans lire. Il s’agit d’une grave erreur!

Sachez qu’on ne peut contredire les termes de nos engagements de plus de 1 500 $ sans un autre écrit. En gros, lorsqu’on signe une entente, on s’engage à ce qu’il y est écrit. Si finalement vous vous rendez compte que les engagements ne vous conviennent pas, vous devrez obligatoirement signer une autre entente ou un addendum pour modifier l’entente initiale. Il est beaucoup plus simple de lire les contrats avant de les signer.

La solution est de demander à votre conseiller juridique de lire vos ententes avant de les signer. Ce dernier va s’assurer que ce qui est convenu dans le contrat représente bien l’entente que vous désirez conclure et que vous comprenez bien les avantages et les inconvénients, pour vous, de certaines clauses. Parfois les entrepreneurs pensent que ce qu’on veut leur imposer est standard, ce qui n’est pas toujours le cas! Certains pensent aussi qu’il n’est pas possible de négocier les contrats, ce qui est habituellement faux! Bref, lisez vos contrats et assurez-vous de bien les comprendre.

4- Attentions aux engagements personnels

Lorsque vous faites affaires sous le véhicule de la société incorporée, c’est cette société qui doit signer les ententes. Parfois, on peut exiger des engagements personnels des actionnaires ou des administrateurs, on parle alors de cautionnement. Ainsi, si on signe un cautionnement et que la société n’arrive pas à remplir ses obligations, vous serez personnellement garant de ces obligations. Il faut donc faire très attention lorsque vous intervenez à titre personnel à une entente et ne pas hésiter à négocier le tout.

5- Divers pièges en rafale

Voici quelques éléments qui se retrouvent habituellement dans chaque contrat, quel qu’il soit.

Assurez-vous d’éviter certains pièges en lien avec ces éléments :

• La description des parties : S’assurer que le nom sur les ententes soit bien le nom légal de l’entreprise avec qui vous désirez faire affaire et que le représentant de l’entreprise est autorisé à signer au nom de la société.

• Obligations des parties : Chaque partie au contrat doit avoir ses obligations clairement définies. Assurez-vous que le tout soit complet et clair; il ne faut pas que la description des obligations laisse place à l’interprétation!

• Le prix : Assurez-vous que le prix est clairement défini. Est-ce que tous les services sont inclus dans le prix? Est-ce qu’il y a une possibilité d’extra?

• Modalité de paiement : Est-ce qu’on exige un dépôt à la signature de l’entente? Quand paye-t-on et est-ce acceptable pour vous? Est-ce que des intérêts sont applicables en cas de retard ? Est-ce possible de cesser l’exécution des obligations en cas de retard?

• Durée : Est-ce que la durée de l’entente vous protège bien? Est-ce qu’on prévoit des modalités de renouvellement?

• Résiliation : Est-ce que vous pouvez résilier l’entente en cas de défaut? Est-ce que votre dépôt est alors remboursé et/ou est-ce qu’on prévoit le paiement d’une pénalité? Est-ce que vous et votre interlocuteur pourrez résilier facilement l’entente? Est-ce que c’est cela qu’on souhaite? Vous devez vous questionner pour chaque contrat, à savoir ce qui est acceptable pour vous.

• Exclusivité, non-concurrence, non-sollicitation, confidentialité : Plusieurs clauses pourraient être ajoutées à vos contrats ou encore retirées de vos contrats! Assurez-vous d’avoir un contrat qui vous protège bien! Ces clauses devraient toujours faire l’objet de réflexion.

• Médiation et arbitrage : Si vous voulez éviter des litiges long et coûteux, il est important de réfléchir à l’intégration de ces clauses à vos contrats.

• Lieu et loi du contrat : Si vous faites affaires à l’étranger ou avec des partenaires de différentes villes, il pourrait être intéressant d’intégrer à vos contrats une clause d’élection de domicile. Aussi, la loi du contrat devrait être la loi du Québec également.

En conclusion

Les contrats sont au cœur des opérations d’une entreprise. Il est important de conclure des contrats qui respectent vos volontés, qui sont complets et clairs quant aux obligations de chacun! Les contrats ne sont pas à prendre à la légère et je vous recommande fortement de faire réviser vos contrats par votre conseiller juridique.

Communiquez avec nous pour plus d’informations ou pour faire réviser vos contrats!

Sylvie Bougie

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